SST

A. Acceso y Panel de Control

1. Ruta de acceso: En el menú principal de navegación, dirígete al módulo Sociodemográfica y selecciona la opción SST (Seguridad y Salud).

2. Selección del módulo: En el submenú, presiona la opción Capacitación SST.

3. Panel de administración: Serás dirigido a la interfaz de "Evaluaciones de Capacitación SST", donde podrás visualizar el historial de registros.

4. Filtros de búsqueda: En la parte superior del panel, puedes utilizar los filtros para buscar registros específicos por Trabajador, Regional, Operación, o rangos de Fecha (Fecha Desde / Fecha Hasta).

B. Crear y Programar una Nueva Capacitación

Para habilitar el cuestionario a un trabajador, realiza los siguientes pasos:

1. En el panel principal, presiona el botón verde "+ Crear Capacitación".

2. Ubicación del trabajador: En el formulario, selecciona primero la Regional y luego la Operación correspondiente.

3. Datos del colaborador: Busca al trabajador ingresando su nombre o número de identificación. Al seleccionarlo, el sistema autocompletará automáticamente los demás campos, como la Identificación (C.C), el Cargo, el Correo y el Celular (WhatsApp).

4. Fecha de la Capacitación: El sistema asignará la fecha actual por defecto, pero puedes modificarla si es necesario.

5. Notificación: Al final del formulario, puedes marcar o desmarcar la casilla "Notificar por correo electrónico al trabajador automáticamente" según prefieras que le llegue el enlace a su email.

6. Presiona el botón "Registrar y Generar Enlace" para guardar.

C. Generación de Enlace y Notificación por WhatsApp

1. Al guardar, el sistema mostrará una pantalla confirmando que la capacitación fue registrada correctamente y generará un enlace único para el trabajador.

2. En esta interfaz tendrás tres botones: "Copiar Enlace", "Enviar por WhatsApp", y "Volver al Listado".

3. Si eliges "Enviar por WhatsApp", el sistema enviará un mensaje automático al número registrado del trabajador con el enlace directo para que pueda acceder desde su dispositivo móvil.

D. Ejecución del Cuestionario y Firma (Vista del Trabajador)

1. El trabajador abre el enlace desde cualquier dispositivo y accede al cuestionario de evaluación, donde deberá leer y seleccionar las respuestas correctas a cada pregunta de opción múltiple.

2. Declaración y Firma: Al finalizar las preguntas, el trabajador encontrará una sección de declaración. Deberá trazar su Firma del Trabajador en el recuadro asignado.

3. Finalmente, debe presionar el botón verde "Enviar Evaluación".

E. Resultados Automáticos y Archivo PDF

1. Calificación en pantalla: Tras enviar el formulario, el sistema le mostrará inmediatamente al trabajador su resultado. Indicará el puntaje obtenido (por ejemplo, 5 / 5) y si el resultado es APROBADO o NO APROBADO.

2. Generación del documento: El sistema crea automáticamente un formato en PDF ("EVALUACIÓN DE CAPACITACIÓN SST") que contiene los datos del trabajador, las respuestas seleccionadas, el resultado final y la firma digitalizada.

3. Almacenamiento: Este archivo PDF se envía y guarda directamente en la carpeta digital del empleado, completando así el proceso sin necesidad de imprimir documentos físicos.

A. Acceso y Panel de Control

1. Ruta de acceso: En el menú principal, dirígete al módulo Sociodemográfica, selecciona la opción SST (Seguridad y Salud) y luego haz clic en Compromiso SST.

2. Panel de administración: Al ingresar, verás la interfaz principal donde puedes filtrar los registros generados por Trabajador, Regional, Operación o Fecha.

3. Control de Estados (Colores): En la columna "Estado Firmas", el sistema utiliza un código de colores muy importante para el seguimiento:

   • Rojo (Sin firma): El documento fue creado, pero el trabajador aún no ha firmado.

   • Amarillo (Firma trabajador): El trabajador ya firmó el documento y está a la espera de la firma del Analista SST.

   • Verde (PDF listo): El documento tiene todas las firmas y el proceso ha terminado.

   • Nota: Es responsabilidad del área asegurar que los registros no se queden acumulados en estado rojo o amarillo.

B. Crear un Nuevo Compromiso

Para habilitar este formato a un trabajador, realiza los siguientes pasos:

1. En el panel principal, presiona el botón morado "+ Crear Compromiso".

2. Ubicación y Trabajador: Selecciona la Regional y la Operación. Esto filtrará la lista para que puedas escoger al trabajador de la lista desplegable. Al seleccionarlo, el sistema rellenará automáticamente su Identificación (CC) y Cargo.

3. Observaciones (Opcional): Hay un campo libre por si necesitas hacer alguna aclaración o detalle adicional.

4. Notificación: Al final del formulario, puedes marcar o desmarcar la casilla para enviar el enlace de firma por correo electrónico al trabajador.

5. Haz clic en "Registrar Compromiso y Generar Enlace".

C. Notificación y Firma del Trabajador

1. Opciones de envío: Una vez guardado, el sistema confirmará el éxito del registro y te dará opciones para proceder: Firmar Ahora (si el trabajador está presente), Enviar por WhatsApp, Copiar Enlace o Ir al Listado.

2. Firma vía WhatsApp: Si eliges enviar por WhatsApp, al trabajador le llegará un mensaje automático con un enlace.

3. Vista del trabajador: Al abrir el enlace desde su celular, el trabajador podrá leer todo el documento de compromiso. Al final de la página, deberá trazar su firma digital y presionar "Usar mi firma registrada y aceptar". El sistema le mostrará un mensaje de éxito ("Compromiso Firmado").

D. Firma del Analista SST y Cierre del Proceso

1. Notificación al Analista: Inmediatamente después de que el trabajador firma, el Analista SST recibe un correo electrónico automático avisándole que la firma ha sido registrada y debe entrar al sistema.

2. Firma del Analista: El Analista ingresa al panel de Compromiso SST y busca el registro que estará en color Amarillo. Al hacer clic sobre el registro, se abrirá un panel lateral derecho ("Detalle del Registro") con un botón verde que dice "Firmar como Analista SST".

3. Validación: Al presionar el botón, se abrirá una ventana emergente con la firma prellenada del Analista en el sistema. Puede aceptarla presionando "Usar firma registrada" o dibujar una nueva.

4. Generación del PDF: Una vez que el Analista firma, el sistema genera automáticamente el formato PDF definitivo. Este documento ya incluirá las tres firmas correspondientes: la del trabajador, la del Analista SST y la de la Líder SST.

5. Almacenamiento: Finalmente, el registro pasa a color Verde y el documento PDF queda guardado automáticamente en la carpeta digital del empleado, concluyendo el proceso

A. Acceso y Panel de Control

1. Ruta de acceso: En el menú principal, ingresa al módulo Sociodemográfica, selecciona la opción SST (Seguridad y Salud) y luego haz clic en Prueba de Consumo.

2. Panel de administración: Al ingresar, accederás a la interfaz de "Consentimientos de Prueba de Toxicología". En este panel podrás ver todos los registros previamente creados y los documentos PDF generados.

3. Filtros de búsqueda: Puedes utilizar los filtros en la parte superior para buscar formatos específicos por Trabajador, Regional, Operación o rangos de Fecha.

B. Crear un Nuevo Consentimiento

Para habilitar un nuevo formato a un trabajador, realiza los siguientes pasos:

1. En el panel principal, presiona el botón morado "+ Crear Consentimiento".

2. Selección del trabajador: En el formulario, escoge primero la Regional y la Operación. Esto te permitirá desplegar la lista y seleccionar al trabajador correspondiente.

3. Autocompletado y Observaciones: Al seleccionar al trabajador, el sistema rellenará automáticamente los datos faltantes (como Identificación, Cargo, Ciudad y Fecha de la Prueba). El campo de Observaciones queda libre para que puedas poner cualquier aclaración importante (por ejemplo, si es un requerimiento específico de un cliente).

4. Notificación: Al final del formulario, encontrarás una casilla que puedes marcar o desmarcar para enviar el enlace de firma mediante un correo electrónico de notificación al trabajador.

5. Haz clic en "Registrar Consentimiento y Generar Enlace".

C. Opciones de Envío y Firma vía WhatsApp

1. Interfaz de éxito: Una vez guardado el registro, aparecerá una pantalla confirmando que el consentimiento fue registrado con éxito.

2. En esta pantalla tendrás diferentes opciones: Firmar Ahora (si el trabajador está ahí contigo), Copiar Enlace, Ir al Listado (Panel), o Enviar por WhatsApp.

3. Notificación al trabajador: Si eliges la opción de WhatsApp, le llegará un mensaje automático al celular del trabajador con el enlace directo. El trabajador solo debe presionar el enlace desde cualquier dispositivo, leer el documento de consentimiento y registrar su firma digital.

D. Cierre del Proceso y Generación del PDF

1. Confirmación al empleado: Tan pronto como el trabajador firme y acepte, la pantalla le notificará que el proceso ha sido completado y guardado correctamente.

2. Notificación al equipo SST: Simultáneamente, el sistema generará de forma automática un correo electrónico dirigido al equipo de SST (Analistas y Líder) avisando que el trabajador ha firmado exitosamente. Este correo incluye un botón para ver el documento.

3. Generación y almacenamiento del PDF: Finalmente, el sistema genera el formato oficial en PDF con la firma del empleado. Este documento queda guardado de manera automática en la carpeta digital del trabajador, terminando así el proceso sin necesidad de imprimir papel.

A. Acceso y Panel de Control

1. Ruta de acceso: En el menú principal, ingresa al módulo Sociodemográfica, selecciona la opción SST (Seguridad y Salud) y posteriormente presiona en Evaluación SST.

2. Panel de administración: Al ingresar, visualizarás el historial de todas las evaluaciones realizadas por los trabajadores. En la columna de "Resultado", podrás identificar fácilmente con colores si la evaluación está "Aprobada" (verde) o "No Aprobada" (rojo) según las respuestas del cuestionario.

3. Filtros: Puedes utilizar los filtros en la parte superior para realizar búsquedas específicas por Trabajador, Regional, Operación o rangos de Fecha.

B. Crear y Programar una Nueva Evaluación

Para habilitar un cuestionario a un trabajador, sigue estos pasos:

1. En el panel principal, presiona el botón verde "+ Crear Evaluación" ubicado en la esquina superior derecha.

2. Formulario de asignación: En la sección "Datos del Colaborador", ingresa el número de identificación o el nombre del trabajador; al seleccionarlo, el sistema autocompletará el resto de su información (como el cargo, regional, operación, teléfono y correo).

3. Tipo de Evaluación: Es obligatorio especificar en el campo desplegable si se trata de una evaluación de Inducción o Reinducción.

4. Notificación: Al final del formulario, encontrarás una casilla que puedes marcar si deseas "Notificar por correo electrónico al trabajador automáticamente".

5. Una vez completados los datos, presiona "Registrar y Generar Enlace".

C. Generación de Enlace y Notificación por WhatsApp

1. Tras guardar el formulario, aparecerá una pantalla de confirmación (¡Evaluación registrada correctamente!) mostrando el enlace único generado para ese trabajador.

2. En esta interfaz tendrás tres opciones: Copiar Enlace, Volver al Listado, o Enviar por WhatsApp.

3. Al presionar Enviar por WhatsApp, el sistema enviará un mensaje automático al número de celular registrado del trabajador, entregándole el enlace directo para que pueda realizar la evaluación desde su propio dispositivo.

D. Ejecución del Cuestionario y Firma (Vista del Trabajador)

1. El trabajador abre el enlace desde su celular o dispositivo, el cual lo llevará a un cuestionario interactivo con preguntas de opción múltiple y selección gráfica para comprobar lo aprendido.

2. Al responder todas las preguntas, el trabajador llegará a la sección de "Declaración y Firma Digital".

3. Allí deberá trazar su firma en el recuadro blanco y presionar el botón "Enviar Evaluación de Inducción".

E. Resultados Automáticos y Archivo PDF

1. Calificación: Inmediatamente después de enviar, el sistema califica el cuestionario y le arroja al trabajador su resultado en pantalla (mostrando el puntaje obtenido y si fue "Aprobada" o "No Aprobada").

2. Generación de PDF: Sea cual sea el resultado aprobatorio o reprobatorio, el sistema genera automáticamente el documento PDF del formato de evaluación con las respuestas seleccionadas, la nota y la firma estampada.

3. Carpeta Digital: Este archivo PDF viaja y se guarda directamente en la carpeta digital del empleado, terminando así el registro, completando todo el proceso sin necesidad de imprimir papel y manteniendo el expediente al día.

A. Acceso y Panel de Control

1. Ruta de acceso: En el menú principal de navegación, dirígete al módulo Sociodemográfica, selecciona la opción SST (Seguridad y Salud) y luego haz clic en Participación (Formato de asistencia).

2. Panel de administración: Al ingresar, serás dirigido a la interfaz de "Seguimiento de Participación", donde podrás ver todos los registros generados o pendientes.

3. Filtros de búsqueda: En la parte superior, puedes utilizar los filtros para buscar listados de asistencia específicos por Tema de la Jornada, Regional, Operación o rangos de Fecha.

B. Crear un Nuevo Formato de Asistencia

Para registrar una nueva actividad, sigue estos pasos:

1. En el panel principal, presiona el botón verde "+ Crear Formato" ubicado en la esquina superior derecha.

2. Información Básica: Diligencia los detalles de la actividad:

   • Tema de la Jornada, Fecha, Hora Inicial y Hora Final.

   • Lugar de Capacitación (puedes escribir "Virtual" si es una reunión remota).

   • Responsable del Registro: Este campo se autocompleta automáticamente según el usuario que esté creando el formulario.

   • Objetivo / Propósito de la actividad.

3. Selección de Asistentes: En la sección "Adicionar Asistentes", filtra por Regional y Operación, y marca las casillas de los trabajadores que participaron en la actividad.

4. Fotos de Evidencia: Tienes la opción de subir o tomar fotos (hasta un máximo de 5) que evidencien la realización de la actividad.

5. Haz clic en el botón verde "Guardar Formato" al final de la página.

C. Gestión de Firmas y Notificaciones

1. Al guardar, el sistema te regresará al panel principal, donde el primer registro de la lista será el que acabas de crear. Presiona el botón morado "Ver Detalle" en la columna de Acciones.

2. Panel de Detalle: Verás un resumen de la actividad y la lista de asistentes con el estado de sus firmas.

3. Solicitar Firmas: En la tabla de asistentes, tendrás botones individuales para enviar una notificación por WhatsApp (botón verde) o por Correo (botón morado) a cada trabajador. También puedes usar el botón "Enviar Correo a Todos" si prefieres hacerlo masivamente.

4. Vista del Trabajador: Si envías por WhatsApp, al trabajador le llegará un mensaje automático con el tema y un enlace. Al abrirlo desde su celular, verá un recuadro de aceptación donde puede "Aceptar Firma del Sistema" (usar su firma ya registrada) o "Dibujar Nueva Firma". Al terminar, verá un mensaje de confirmación de "¡Firma Registrada!".

5. Seguimiento: En el panel de detalle, la persona encargada podrá ver si la firma fue Aceptada (verde), si está Prellenada (amarillo) o si está Sin Firma (rojo).

D. Generación del PDF Final

1. En el panel de detalle, verás un botón verde llamado "Generar PDF (Solo Firmas Listas)".

2. Este botón permite emitir el documento usando las firmas previas que los trabajadores ya tienen registradas en el sistema (es necesario pedirles verbalmente su consentimiento para usar estas firmas si no han aceptado el enlace) o utilizando las fotos de evidencia.

3. Documento Final: Al generarse, el PDF ("REGISTRO DE PARTICIPANTES") mostrará el tema, el objetivo de la actividad, la lista de participantes con sus firmas y, en la parte inferior, la firma de la persona responsable del registro.

4. Almacenamiento: Este PDF llegará automáticamente a la carpeta digital de cada empleado que participó, terminando así el proceso.