Inventario

Este modulo permite gestionar de forma digital los requerimientos de insumos de las operaciones, asegurando una trazabilidad completa desde la creación del pedido hasta su entrega final en las categorías de Dotación, EPP, Tecnología, Herramientas, Papelería y Activos Fijos.

A. Acceso y Panel de Gestión

1. Ruta de acceso: En el menú de navegación vertical izquierdo de LogyApp, selecciona la opción Inventario.

2. Ingreso al módulo: En la esquina superior derecha, presiona el botón naranja que dice "Solicitudes".

3. Interfaz de Gestión: Serás dirigido a la pantalla Gestión de Solicitudes, la cual muestra el historial completo de requerimientos.

4. Uso de Filtros: Para agilizar la búsqueda de registros, puedes filtrar el listado por Estado, Regional, Operación, Categoría y un rango de "Fecha Desde...".

B. Estados de la Solicitud

El ciclo de vida de cada requerimiento se identifica mediante estados específicos que definen su avance en el proceso:

• Borrador (Gris): La solicitud ha sido creada y guardada en el sistema, pero aún no se envía para su aprobación.

• Pendiente (Amarillo): El requerimiento fue enviado formalmente y espera la revisión del área encargada de la aprobación.

• Aprobada (Verde): Autorizada por el aprobador y lista para que el almacén prepare el despacho.

• Despachada (Azul): Los artículos físicos han salido del inventario general con rumbo a la operación destino.

• Parcial: Se ha realizado la entrega de una fracción de los elementos solicitados, quedando el resto pendiente de envío.

• Completada (Verde oscuro): La entrega física se realizó en su totalidad y la solicitud se cierra de forma definitiva.

• Rechazada (Rojo): El aprobador negó la solicitud, dejando una justificación detallada en el campo de observaciones de la misma.

• Cancelada: Estado utilizado para anular requerimientos creados por error o duplicados.

C. Crear una Nueva Solicitud

1. En la parte superior derecha de la pantalla de Gestión de Solicitudes, presiona el botón verde "+ Nueva Solicitud".

2. Datos Básicos: En la primera sección, diligencia los campos obligatorios marcados con asterisco rojo: Regional, Operación y Categoría (seleccionando la correspondiente, como Dotación, EPP, Tecnología, etc.).

3. Prioridad y Justificación: Define el nivel de prioridad de tu requerimiento y escribe de forma clara el motivo en el recuadro Justificación.

4. Observaciones: Utiliza este espacio para añadir aclaraciones importantes o especificaciones del pedido.

D. Agregar Artículos

1. Dirígete a la sección inferior de "Ítems Requeridos" y haz clic en el botón morado "+ Agregar Artículo".

2. Buscador de Artículos: En la ventana emergente, escribe en la barra de búsqueda palabras clave del insumo que necesitas (por ejemplo: "Bota", "buzo", "Diadema" o la referencia técnica del artículo).

3. Configurar Cantidad y Notas: Una vez localizado el elemento, ingresa la Cantidad numérica y escribe en el campo Nota los detalles de personalización indispensables, como tallas o colores.

4. Cargar Selección: El botón verde "Ingresar seleccionados" mostrará el número de artículos que estás agregando. Presiónalo para cargarlos a la solicitud.

5. Edición del Resumen: Regresarás al formulario principal donde verás el listado de ítems seleccionados. En esta vista puedes editar las cantidades, ajustar las notas o hacer clic en "Quitar" si deseas eliminar un ítem.

E. Guardar y Enviar (Cambio de Estado)

1. Guardado inicial (Borrador): Con todos tus artículos cargados, presiona el botón verde "Guardar Solicitud". El registro se guardará en el historial general bajo el estado Borrador. Mientras esté en este estado, el aprobador no podrá verlo y podrás seguir editando el contenido.

2. Envío formal (Pendiente): Para completar el trámite, ubica tu solicitud en el panel de gestión, desplázate a la última columna de acciones y haz clic en el ícono del lápiz (Editar). Confirma los datos por última vez y presiona el botón "Enviar a Pendiente" o vuelve a presionar "Guardar Solicitud" en la edición.

3. Trazabilidad y Notificaciones: Una vez enviado, el estado de la solicitud pasará a Pendiente de Aprobación y el sistema enviará un correo electrónico de forma automática al aprobador para notificarle del requerimiento. A partir de este momento, cada cambio de estado (Aprobada, Despachada y Completada) enviará correos automáticos de actualización a todas las áreas involucradas para asegurar la total transparencia del proceso.