Actas y Entregas

Todo el proceso debe realizarse de forma digital a través de LogyApp para garantizar la actualización automática de las tallas del personal y el descuento en tiempo real del inventario.

a) Acceso y Consulta de Actas

1. Ruta de acceso: En el menú principal, dirígete al módulo Sociodemográfica y selecciona la opción Actas y Entregas.

2. Vista de registros: Al ingresar, verás un listado con todas las actas generadas. Puedes presionar sobre cualquier registro para ver el detalle en la parte derecha de la pantalla.

3. Control de colores (Estados): En el lado izquierdo de los registros notarás indicadores de color:

   • Amarillo: Indica que el acta no está firmada. Es fundamental hacer seguimiento y no dejar acumular actas en este estado.

   • Verde: Indica que el acta ya fue firmada por el trabajador y el proceso está completo.

b) Creación de una Nueva Acta

1. Formulario: Presiona el botón naranja "+ Adicionar".

2. Datos iniciales: Selecciona al trabajador y luego escoge la categoría correspondiente (asegúrate de que sea Dotación o EPP).

3. Selección de elementos: En el campo "Lista de Elementos", elige con mucho cuidado los artículos exactos (ej. Pantalón, Buzo, Botas) teniendo en cuenta las tallas y, si aplica, el número de espaldar. Importante: La selección debe ser precisa (preferiblemente después de que el trabajador se haya probado la ropa), ya que al firmar el acta, el sistema actualizará automáticamente la talla en la base de datos de recursos humanos del trabajador.

4. Evidencia y autocompletado: Puedes adjuntar una "Foto de Evidencia" (opcional, pero muy recomendada para constatar que el elemento es nuevo o está en buen estado). El sistema autocompletará datos como el teléfono, la operación y la fecha de ingreso.

5. Guardar y asignar cantidades: Inicialmente, la cantidad por defecto de cada artículo será 1. Presiona "Guardar". Al cargar, el sistema asignará un número de acta y te permitirá editar la cantidad de cada artículo o añadir una nota específica (por ejemplo: "Buzo recuperado de otro trabajador, pero en excelente estado"). Si te equivocaste al escoger un artículo, puedes modificarlo en este paso.

c) Notificación y Firma Digital

1. Enviar al trabajador: Una vez guardada, el acta quedará en color amarillo. Presiona el botón de WhatsApp que aparece en el detalle para enviar automáticamente un mensaje al celular del empleado.

2. Apertura del enlace: El trabajador recibirá un mensaje de texto indicando que se ha generado un documento para su firma junto con un enlace de acceso.

3. Proceso de firma: Al abrir el enlace desde su celular, el trabajador verá una interfaz similar a un PDF con el detalle de la entrega.

   • Si el empleado ya ha firmado entregas anteriores, el sistema detectará y prellenará su firma más reciente. En este caso, solo debe presionar "Guardar Acta" para manifestar su acuerdo.

   • Si desea cambiarla o es su primera vez, puede presionar el botón "Limpiar" para trazar una nueva firma.

4. Generación del PDF (Paso Crítico): Al presionar "Guardar Acta", el botón cambiará y dirá "Generando PDF...". Es de vital importancia que el trabajador no cierre la pantalla ni haga nada hasta que termine de cargar. En este lapso, el sistema crea el documento y lo envía directamente a la carpeta digital del empleado.

5. Confirmación: Al finalizar, el sistema mostrará el mensaje "¡Guardado correctamente!" o, por el contrario, arrojará un error si el artículo seleccionado no tiene stock suficiente (lo que subraya la importancia de mantener el inventario al día). La interfaz mostrará un check verde de "Documento Firmado".

d) Impacto y Restricciones Post-Firma

1. Actualización automática: Tan pronto como el acta se firma con éxito, el inventario descuenta los artículos de Dotación o EPP entregados y las tallas del empleado se actualizan en el sistema.

2. Bloqueo de edición: El registro en la aplicación pasará a color verde y quedará bloqueado (no se podrá editar). Si se cometió algún error o se requiere alguna modificación posterior a la firma, será obligatorio abrir un ticket al área de soporte técnico para solicitar la corrección.